Om E-förvaltning på riktigt!
I dagens informationsintensiva samhälle hanterar kommuner allt mer information vilket ställer mer och mer krav på effektiv administration. Att snabbt kunna ta emot, kommunicera och delge information och handlingar till medborgare och företag är en viktig del i att modernisera och utveckla sin verksamhet. Det skapar möjlighet för organisationen att:
- frigöra tid
- kraft och kompetens till den egna kärnverksamheten
- höja kvalitén på den information som behandlas.
Med modern teknik och systemstöd får kommunen bättre möjligheter att kommunicera med externa intressenter, samarbete både mellan medborgaren och internt inom den egna administrationen. Något som är en viktig förutsättning för en effektiv, serviceinriktad och kvalitetssäkrad e-förvaltning.
Genom att koppla samman Kerfis e-tjänsteplattform med det administrativa stödet för ärende- och dokumenthantering skapas helt nya möjligheter för medborgaren att konsumera e-tjänster. Effekter för medborgaren:
- enklare åtkomst
- automatiskt ifyllda formulär
- kortare handläggning
- högre servicegrad
- bättre kvalitet
För kommunens administration finns stora vinster att hämta hem genom att tidigare manuella rutiner kan digitaliseras.
Möjlighet till självbetjäning
Kerfis e-tjänsteplattform 24 är en framgångsrik plattform för kommuner som snabbt vill komma igång med e-tjänster och medborgardialog utan att tumma på funktionalitet eller skalbarhet. E-tjänsteplattform24 erbjuder allt från enklare kommunikation till kraftfulla e-tjänster med identifiering och signering med hjälp av e-legitimation. E-tjänsteplattform 24 kompletterar kommunens publika webbplats, genom att utgöra den samlade entrén för medborgaren in till de tjänster som erbjuds.
Med säker kommunikation överförs handlingar och dokument till det interna administrativa stödet Evolution för handläggning och beslut. Evolution är ett av marknadens modernaste system för ärende- och dokumenthantering och har full funktionalitet för effektiv ärendehantering och nämndadministration.
Genom integrationen mellan Kerfis och EssVisions lösningar för e-förvaltning kan medborgaren:
- logga in på sin egen personliga sida
- konsumera e-tjänster
- följa sina tidigare ärenden mm.
När en ansökan eller anmälan skapas, skickas denna direkt till Evolution för handläggning och medborgaren får automatiskt en mottagningsbekräftelse med ärendenummer. Som inloggad kan medborgaren se:
- status på sina ärenden
- beräknade handläggningstider
- kontaktuppgifter m.m.
De administrativa vinsterna med att ha kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem sammankopplat med e-tjänsteplattformen är en snabbare överföring av information från uppgiftslämnaren till kommunen samtidigt som medborgaren kan söka sin egen information istället för att ta resurser från den egna administrationen.
Effektivt administrativt stöd
En viktig förutsättning för att nå en effektiv, serviceinriktad och kvalitetssäkrad e-förvaltning är att det bakomliggande administrativa stödet uppfyller kommunens behov och krav på effektiv handläggning. EssVision har i över 20 år varit en av de marknadsledande aktörerna och levererat uppskattade systemlösningar till offentlig sektor.
Under alla år har önskemål från kundgruppen tagits omhand och detta har utgjort grunden för utvecklingen av produkten Evolution. I Evolution finns fullt utbyggt stöd för att hantera ärenden med nämndadministration och diarieföring enligt offentlighetsprincipens krav.
En komplett lösning för dokumenthantering
Evolution är inte enbart ett ärende- och diarieföringssystem utan innehåller även ett kraftfullt men ändå lättanvänt dokumenthanteringssystem. Det innebär att Evolution kan användas för att hantera generell dokumentation som inte ingår i ärendehanteringen och nämndadministrativa processen och som är att betrakta som offentliga handlingar .
Arbetet och informationsdelning underlättas av ett väl anpassat handläggnings- och processtöd som skapar överblick över handläggarens aktuella ärenden och handlingar. Med funktioner för single sign-on underlättas åtkomst till system och användare kan sedan dra och släppa dokument och e-post till aktuella ärenden/arbetsmappar och möteshandlingar. Med Workflow kan moment automatiseras och tillföra ytterligare möjligheter till att kvalitetssäkra organisationens ärende- och dokumenthantering.
