Kerfi levererar stabil IT-drift och framtidssäkrar Falkenbergs kommun
Insourcing används för att förbereda sig för 24-timmarsmyndigheten. Kraven på tillgänglighet och information ökar. Falkenbergs Kommun servar sina invånare med information kring bland annat barnomsorg, budgetrådgivning, social omsorg, bibliotek och utbildning. IT skall fungera som ett stöd för alla dessa verksamhetsområden, ofta i form av ett medel som ökar tillgängligheten till information för kommunens medborgare, anställda och förtroendevalda.
Mot bakgrund av offentlighetsprincipen ska allmänna handlingar hållas tillgängliga och många kommuner tillhandahåller exempelvis blanketter och månar om att information är giltig och ständigt uppdaterad på sina hemsidor. Samtidigt måste man upprätthålla en hög säkerhet som skyddar medborgarna.
Effektivitet och resursutnyttjande
I juli år 2000 formades en IT-strategi hos Falkenbergs kommun, med målsättningen att kommunens hemsida skulle utvecklas till att utgöra en samlad informationskanal. I strategin fastställde Falkenberg att IT ska bidra till en effektiv användning av resurser och vara ett medel som kan ge goda förutsättningar för en förbättrad service och ökad tjänstekvalitet mot medborgarna.
Sedan mer än ett decennium tillbaka har Falkenberg Kommun lagt ut driften av sin IT-avdelning. Med jämna mellanrum ser man över avtalen och tar in nya anbud. I början av 2005 föll valet på Kerfi som leverantör. Avtalet slöts efter en omfattande utvärdering av olika kriterier där dokumenterad erfarenhet var av stor vikt. Huvudorsaken till att Falkenbergs Kommun lagt ut sin IT-drift på entreprenad är att kommunen velat uppnå kontinuitet i sin IT-verksamhet, samt velat upprätthålla en stabil IT-drift. På senare år har ytterligare en anledning varit att kommunen vill framtidssäkra sin IT-miljö för att på ett smidigt sätt kunna etablera en 24-timmarsmyndighet när den tiden kommer. Thorbjörn Larsson, IT-strateg på Falkenbergs Kommun, uttrycker också att han ser en stor fördel med att kunna fokusera på sin huvudsakliga uppgift, att hantera en mer övergripande strategi, snarare än löpande drift och relaterade personalfrågor.
Insourcing och ITIL – processer på framfart
Vid början av 2005 omfattade driftavtalet Falkenbergs kommunförvaltning med cirka 600 PC-arbetsplatser och ett 50-tal servrar. I mars utökades Kerfis åtagande till att även omfatta skolorna i kommunen, en utökning med cirka 1500 PC-arbetsplatser.
– Vi valde Kerfi på grund av konsulternas dokumenterade bredd på kompetensen och erfarenhet av förändringsarbete, säger Thorbjörn Larsson.
Avtalet gäller så kallad insourcing, ett begrepp som brukar användas när det är konsulttjänsterna som levereras. Hårdvara och applikationer i kommunens lokaler tillhör kommunen själva, vilket ger dem den frihet och självständighet som de har eftersökt. Närvaron av Kerfis konsulter är också en viktig del av insourcingen, och är förutsättningen för den viktiga dialogen mellan parterna.
Avtalet innebär även att Falkenbergs Kommun använder Kerfis ServiceDesk som bygger på ITIL, samt omfattar processer för incident- och problemhantering. Genomarbetade rutiner finns också för såväl snabbast möjliga åtgärd som återkoppling, statistik och uppföljning.
Framtiden lovar mer
Från och med den första februari tog Kerfi över hela IT-driften hos Falkenbergs Kommun. Avtalet löper över tre år, med option på förlängning.
– I framtiden kommer det att bli allt viktigare för Sveriges medborgare att snabbt och enkelt få tillgång till kommunal information och utnyttja kommunala tjänster via webben, säger Thorbjörn Larsson. Vi vill redan nu vara säkra på att vi kan tillhandahålla de tjänsterna när de efterfrågas.
Kerfi har dessutom inlett arbetet med att migrera IT-miljön hos Falkenbergs Kommun från Novellmiljö till Microsoftmiljö, vilket var en av utvärderingspunkterna i upphandlingen. Kommunen vill med migreringen till Microsoft uppnå en mer stabil och behaglig driftmiljö, ge maskinerna på de olika skolorna en uppdatering och öppna upp möjligheter för fjärrstyrning mer. Kerfis erfarenhet från liknande projekt hos kommuner vägde tungt på denna punkt.
Kerfi, kommunerna och skolorna - lokal närvaro
Falkenbergs skolor är geografiskt utspridda i kommunen, vilket innebär att det är många enheter, olika typer av applikationer och flertalet användare per dator - ca 8-10 000 användare på 1500 datorer. I regel ser även maskinparken annorlunda ut hos skolorna jämfört med hos kommunledningen, då skolorna tidigare ofta fått ”ärva” uttjänta datorer.
Vid samarbetet med Falkenbergs Kommun och skolorna utgör Kerfis kontor i Göteborg tillsammans med en filial i Falkenberg basen. Kerfi ser lokal närvaro som en förutsättning för ett bra samarbete. Tre tekniker från skolans tidigare IT-avdelning anställdes i början av samarbetet och Kerfi besitter sedan tidigare en stor kompetens och kapacitet inom helhetsåtagande av IT-drift. Thorbjörn Larsson kommenterar:
– Kerfi har visat väldigt god vilja att ta in kompetens från Göteborg, Malmö och Stockholm. Om ett problem inte kan lösas på plats i Falkenberg eskaleras det automatiskt till nästa nivå och till nästa om det skulle behövas. Helt kort kan man säga att alla 160 IT-konsulter som finns hos Kerfi kan engageras under vårt avtal med varandra.
Många kommuner har ett formellt eller informellt samarbete, och inarbetade strukturer såsom lönerapportering och personalsystem är ofta gemensamma olika kommuner emellan, över hela Sverige. Med Kerfis utökade engagemang bland kommuner och skolor ökar skalfördelarna för kunderna, något som kunden snabbt märker av:
– Nyligen slöts ett liknande avtal med Partille Kommun. När fler kommuner väljer Kerfi ger det synergieffekter i form av att Kerfis tekniker blir specialiserade, får en bredare inblick i våra gemensamma system och kan rådgöra ur ett större perspektiv, säger Thorbjörn Larsson.
http://www.falkenberg.se